home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ MacFormat 1994 November / macformat-018.iso / Demos / M.Y.O.B. Accounting Demo / M.Y.O.B. Demo / M.Y.O.B. Demo.rsrc / STR#_10038.txt < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1994-08-31  |  2.6 KB  |  111 lines
  1. Count Inventory
  2.  
  3. ÀáNote:Àá  Before taking inventory, you may want to print an Inventory Count Sheet 
  4.  
  5. Report.  It‚Äôs a helpful form for writing down your inventory quantities.
  6.  
  7.  
  8.  
  9. ÀáThe Items ListÀá
  10.  
  11. Listed are all items in your item inventory.   If an item is not listed and should 
  12.  
  13. be, go to Items List, select the item and check 'I Inventory this Item.'  
  14.  
  15.  
  16.  
  17. ÀáOn HandÀá
  18.  
  19. This is the number of inventory units M.Y.O.B. thinks you have.
  20.  
  21.  
  22.  
  23. ÀáNote:Àá  The quantity is in inventory units, not buying or selling units (see the 
  24.  
  25. Help for Items List).  Say, for example, you buy soda by the six-pack and 
  26.  
  27. inventory it by the single can.  When you see a quantity of 24, you have 24 cans 
  28.  
  29. in inventory.
  30.  
  31.  
  32.  
  33. ÀáCountedÀá
  34.  
  35. After counting your physical inventory, enter the quantity counted here.
  36.  
  37.  
  38.  
  39. ÀáNote:Àá  The quantity is in inventory units, not buying or selling units.  Say, for 
  40.  
  41. example, you buy soda by the six-pack and inventory it by the single can.  When 
  42.  
  43. you see a quantity of 24, you have 24 cans in inventory.
  44.  
  45.  
  46.  
  47. ÀáDifferenceÀá
  48.  
  49. This is the On Hand quantity minus the Counted quantity.
  50.  
  51.  
  52.  
  53. ÀáDefault Account for Inventory AdjustmentsÀá
  54.  
  55. If your count disagrees with M.Y.O.B.'s records, you should adjust your M.Y.O.B. 
  56.  
  57. inventory to reflect the real world.
  58.  
  59.  
  60.  
  61. Click Adjust Inventory to Reflect Count and M.Y.O.B. fills out the inventory 
  62.  
  63. adjustment transaction for you.  M.Y.O.B. enters for you as much of the 
  64.  
  65. transaction as it can.  Enter a default account before clicking Adjust Inventory to 
  66.  
  67. Reflect Count (usually an expense account like 'shrinkage') and M.Y.O.B. can 
  68.  
  69. better complete the transaction. As always, you may change the adjusting 
  70.  
  71. transaction before recording it.
  72.  
  73.  
  74.  
  75. You are not required to enter a default account.  If you don‚Äôt, you must enter an 
  76.  
  77. account for each item in the Inventory Adjustments window.
  78.  
  79.  
  80.  
  81. ÀáNote:Àá  Be sure to record any inventory transfers (see Inventory Transfers 
  82.  
  83. earlier in the chapter) before counting your inventory.  This avoids accidentally 
  84.  
  85. expensing missing inventory that was really used to build another item.
  86.  
  87.  
  88.  
  89. ÀáAdjust Inventory to Reflect CountÀá
  90.  
  91. If your count disagrees with M.Y.O.B.'s records, you should adjust your M.Y.O.B. 
  92.  
  93. inventory to reflect the real world. 
  94.  
  95.  
  96.  
  97. M.Y.O.B. helps reconcile your counted quantity with your on-hand quantity.  Click 
  98.  
  99. Adjust Inventory to Reflect Count to zoom to Inventory Adjustments.  M.Y.O.B. 
  100.  
  101. enters for you as much of the transaction as it can.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105. ÀáNote:Àá  Be sure to record any inventory transfers before counting your inventory.  
  106.  
  107. This avoids accidentally expensing missing inventory that was really used to 
  108.  
  109. build another item.
  110.  
  111.